Податковий кодекс на пляжі, 158 анекдотів і викриті махінації: франківська аудиторка Ольга Брегін про бізнес зсередини (ФОТО)

Побачити їх – частина роботи аудитора. Та аудит, переконана Ольга Брегін, – це не лише пошук помилок чи порушень. Вона називає свою роботу «фінансовою медициною», яка допомагає зрозуміти, що насправді відбувається з грошима компанії та де бізнес втрачає можливості.

Ольга Брегін – сертифікована аудиторка, експертка з податкового консалтингу та фінансового супроводу бізнесу з Івано-Франківська, засновниця аудиторської компанії «Вектор аудиту» та голова «Спілки бухгалтерів Прикарпаття».

У 24 роки вона стала наймолодшою аудиторкою України, а сьогодні разом із командою допомагає підприємствам по всій країні виходити з фінансового хаосу, проходити міжнародні перевірки та знаходити нові точки зростання.

Журналістці ПІК Ольга Брегін розповіла про те, куди можуть зникати гроші бізнесу, чому навіть у компанії, де на перший погляд усе гаразд, аудит знаходить недоліки, які помилки найчастіше допускають підприємці та навіщо власнику особисто контролювати фінанси.

Ольго, для початку поясніть простими словами: що таке аудит і чим займається ваша компанія?

Аудит потрібен підприємствам, які прагнуть розвиватися, а для багатьох він ще й обов’язковий за законом. Під час перевірки аудитор звертає увагу на вимоги стандартів і нормативних актів та дає рекомендації щодо обліку. Наприкінці він висловлює незалежну думку, чи достовірна фінансова звітність. Така звітність викликає довіру: її можна оприлюднити на сайті й показати іноземним інвесторам та партнерам. А коли ми супроводжуємо клієнта кілька років поспіль, його звітність щороку стає якіснішою.

Наша компанія працює з 2008 року. Приблизно раз на п’ять років вектор нашої діяльності змінюється під актуальні потреби клієнтів. Сьогодні ми фокусуємося на аудиті за міжнародними стандартами, консалтингу, перевірці цільового використання грантових коштів міжнародних донорів із наданням висновку та розв’язанні інших складних податкових питань.

Ще один напрям — фінансова діагностика. Коли власник бізнесу не розуміє, що відбувається з його обліком і податками, він звертається до нас як до “фінансового лікаря” і ми допомагаємо знайти відповіді на будь-які запитання щодо Податкового кодексу та стандартів бухгалтерського обліку.

Як ви прийшли в аудит? Чому свого часу обрали саме цей напрям і що вас досі тримає в цій професії?

Без любові до аудиту та обліку неможливо розвиватися в цій сфері стільки років. Ця професія дозволяє постійно навчатися, мати розумову активність та чудові комунікації з керівниками, засновниками й інвесторами.

Свій вибір я зробила дуже послідовно: спочатку навчалася в коледжі на спеціальності «Бухгалтерський облік і оподаткування», далі здобула вищу освіту в університеті за цим же напрямом і відразу почала працювати в сфері обліку та аудиту. У 2008 році відчула, що хочу мати власну компанію, щоб мати більше простору для професійної творчості та реалізації масштабних проєктів.

Свій сертифікат аудитора я отримала у 24 роки. Середній вік аудиторів у той час становив 50–60 років. Іспит у Києві був надзвичайно складним — тести, а потім письмовий етап, від якого в буквальному сенсі боліла рука. Так я стала наймолодшим аудитором України.

Спочатку клієнти дивилися на молоду дівчину зі скепсисом, але завдяки щирій любові до професії та знанням мені вдавалося завойовувати їхню довіру.

Як розвивалася ваша компанія за ці роки і яка її географія сьогодні?

Завдяки цифровим інструментам та онлайн-формату географія наших клієнтів дуже широка: від Івано-Франківської, Львівської, Закарпатської та Чернівецької областей до Києва та Харкова. Ми працюємо з виробничими, будівельними, торговими та IT-компаніями тощо.

Наша команда наразі налічує близько 10 фахівців. Окрім того, ще у 2010 році ми створили громадську організацію «Спілка бухгалтерів Прикарпаття»», яка займається навчанням, підвищенням кваліфікації та проведенням тематичних конференцій.

Окрім того, ми ще й творчі, і в нас є навіть власна традиція — щороку ми пишемо сценарії, вбираємося в костюми та колядуємо для наших клієнтів.

Ольго, а чи змінилася ваша робота в умовах повномасштабної війни?

Портфоліо клієнтів змінилося: хтось закрив бізнес, хтось переїхав. Найважчими були перші місяці 2022 року, адже вторгнення збіглося з піком подачі річної звітності до 1 березня. Ми негайно перейшли на віддалену роботу й переконували клієнтів: «Подаємо звіти, платимо податки, наповнюємо бюджет!».

Нас дуже змотивував клієнт із Харкова. Наприкінці лютого 2022 року Харків перебував під обстрілами, і їхній керівник подзвонив і каже: «У нас повітряна тривога, але, як закінчиться, людина поїде в офіс, відсканує решту документів. Гроші ми перерахували, чекаємо на висновок!».

Після цього я зібрала нараду й сказала команді, що якщо люди в Харкові працюють у таких умовах, ми у Франківську не маємо жодного права розслаблятися!

«Фінансовий лікар» чи «злий поліцейський»: навіщо бізнесу аудит?

Наскільки український бізнес сьогодні розуміє, навіщо йому аудит? І в який момент власнику варто про нього задуматися?

Якщо керівник вважає, що хаос у цифрах — це норма, переконати його пройти аудит і платити за це гроші майже неможливо. Частіше звертаються керівники, які прагнуть масштабуватися і розуміють, що без правильного фінансового фундаменту не зможуть рухатися далі, або ті, які люблять порядок. Для деяких підприємств аудит обов’язковий за законом. Також аудит іноді вимагають міжнародні інвестори та донори: вони хочуть перевірити цільове використання коштів.

Частіше до нас приходять дві категорії власників:

Ті, хто прагне масштабуватися та залучати інвестиції. Вони розуміють, що без надійного фінансового фундаменту та прозорої звітності іноземні інвестори чи донори з ними працювати не будуть.
Ті, хто любить порядок. Вони хочуть переконатися, що їхні операційні процеси побудовані правильно, а ризики штрафів зведені до нуля.

Ми працюємо як «фінансовий лікар». Мета бухгалтерського обліку — це не просто звіт для податкової, а надання власникові та інвесторам правдивої інформації про майно, борги, доходи та реальний прибуток.

А якщо власник переконаний, що з фінансами в компанії все гаразд — чи може аудит все одно виявити проблеми?

Аудитор знайде недоліки в кожній компанії, питання лише у їх суттєвості та кількості. Часто проблеми проявляються під час реорганізації, звільнення бухгалтера, приходу нового відділу або під час податкової перевірки. Тільки близько 5% клієнтів мають мінімум недоліків, зазвичай, це ті, хто щороку регулярно консультується.

Поки у підприємства достатньо прибутку і немає касових розривів, їм здається, що все нормально. Як тільки виникають касові розриви — починають занурюватися у фінанси та шукати аудитора. Упорядкування фінансів дає змогу зменшити штрафи, організувати документообіг, зняти дедлайни «на вчора» та оперативно бачити реальний прибуток.

Чи були у вашій практиці випадки, коли аудит виявляв втрати або махінації, про які власник бізнесу навіть не здогадувався?

Такі ситуації трапляються. Під час одного з аудитів ми звернули увагу на окремі документи і відчули, що керівник про ці платежі не знає. Виявилося, що працівник зловживав своїм становищем, і його після цього звільнили.

Інший кейс був із мікробізнесом мого знайомого: ми провели консультування та запропонували автоматизувати внутрішній облік. Після цього прибуток підприємства раптово зріс у два рази, а декілька працівників відразу ж звільнилися за власним бажанням. Як кажуть, «на злодієві шапка горить».

Коли власник наводить лад у фінансах, він відкриває джерела прибутку, яких раніше не помічав.

Як працівники зазвичай реагують на появу аудитора? Сприймають його як «злого поліцейського»?

Будь-який працівник не любить контроль. І будь-який контроль — це стрес для персоналу. На початку роботи ми приділяємо увагу комунікації: пояснюємо, що наша мета — надати рекомендації та допомогти покращити процеси, а не покарати чи оштрафувати.

Але бувають і кумедні ситуації. На одному аудиті місцева бухгалтерка так боялася перевірки, що від моменту нашого приходу розповіла нам «158 анекдотів», аби тільки не дати працювати. Документи вона ховала: щось ми знаходили в шухляді, щось на її колінах під столом, а щось довелося офіційно випрошувати через листа керівникові. Коли ми врешті отримали папери, виявилося, що все було оформлено та пораховано ідеально. Вона просто піддалася панічному страху.

Помилки бізнесу та контроль фінансів

Ольго, які помилки у фінансах та обліку бізнес допускає найчастіше?

У невеликому бізнесі часто виникають проблеми з проведенням річної інвентаризації. Але найбільше страждає документування процесів у виробництві: купівля сировини, її рух, норми природних втрат, калькуляції готової продукції, списання браку чи недостач.

Наприклад, якщо шити сукні десяти фасонів, не можна просто списувати «рулон тканини на сукню» — має бути чітко задокументовано, скільки тканини та гудзиків пішло на кожен фасон, щоб був контроль руху майна. Без цього внутрішнього контролю майно починає вивітрюватися та зникати.

Мета бухгалтерського обліку — надати керівникові, засновникам та інвесторам правдиву інформацію про майно, борги, доходи, витрати та реальний прибуток. Звіт для податкової — це лише супутня функція.

Чи потрібно керівникові в це занурюватися ? Які документи або показники він точно повинен контролювати?

У фінансових процесах варто дотримуватися принципу „двох пар очей“: одна людина створює документ і заповнює таблиці, інша перевіряє. Навіть найкращий бухгалтер занурюється в операційну рутину і може щось випустити. Роль контролера може виконувати фінансовий директор, внутрішній аудитор або сам керівник, а незалежний аудитор раз на рік дає зовнішню оцінку. Внутрішній аудитор на великих підприємствах (на 500–1000 працівників) має бути незалежним від менеджменту та звітувати засновникам або наглядовій раді.

Основні практичні поради для керівників:

Контроль платежів: особисто переглядати й погоджувати платежі, принаймні ті, що перевищують визначену суму.
Аналіз квартальної звітності: щокварталу переглядати фінансову звітність, щоб бачити зміну показників активів, зобов’язань, доходів і витрат.
Щорічний «чекап» у консультанта: раз на рік проводити зустріч із фаховим консультантом для перевірки КВЕДів, податкових ризиків та щоб проаналізувати оптимальність системи оподаткування.
Не стримувати ріст через страх лімітів: не відмовлятися від розвитку, найму працівників чи збільшення доходу лише через ліміти спрощеної системи. Коли бізнес їх переростає, варто вчасно перейти на загальну систему або стати платником ПДВ. Для ФОП це може означати й реєстрацію ТОВ.
Внутрішні управлінські таблиці: впроваджувати внутрішні таблиці обліку для оцінки рентабельності та бачення реального прибутку.

Ольго, як аудит виглядає на практиці: скільки він триває, що саме перевіряють і коли ці витрати можуть окупитися бізнесу?

Аудит фінансової звітності триває орієнтовно 1–2 місяці. Спочатку ми вивчаємо підприємство, оцінюємо ризики, складаємо план аудиту і поступово вивчаємо документи по ділянках обліку. Перечитуємо томи законодавства, щоб переконатися у правильності висновків, і надаємо письмовий звіт, який детально обговорюємо з керівником і головним бухгалтером. На кожне завдання залучається робоча група з 2–3 людей. Окрім того, у нас є внутрішній контролер якості наданих аудиторських послуг, який перевіряє роботу групи.

Для підприємства з оборотом 100 млн грн на рік виявлення помилок та економія витрат окупає вартість аудиту кратно і зразу. Навіть для меншого бізнесу ми часто знаходимо прямі норми Податкового кодексу про пільги чи менші ставки, про які вони не знали, що дає миттєвий фінансовий ефект.

А власну компанію ви теж перевіряєте? Як у вас відбувається внутрішній аудит?

Ми проводимо внутрішній аудит для себе двічі на рік (за півріччя та рік) за спеціальними чек-листами, де працівники перевіряють папки один одного. Це дуже мотивує самодисципліну та порядок у документах.

Ольго, з боку робота з цифрами, звітністю та законами може здаватися доволі монотонною. Що вас у ній досі захоплює?

Мені дійсно не нудно! Я люблю піти на танці, але не тікаю від Кодексу в хобі. Був випадок, коли я лежала на пляжі біля моря, отримала складний запит від клієнта — і з великим інтересом читала Податковий кодекс.
Найбільше мене наповнюють результати клієнтів: коли ми розплутуємо складну ситуацію, знаходимо пільгу, розробляємо зручні управлінські таблиці, і людина йде від нас щаслива та з сяючими очима.

Наостанок, щоб ви побажали читачам та підприємцям?

Я щиро хочу побажати нам усім багато енергії для досягнення цілей у всьому бізнесі Прикарпаття та України. Хочу побажати розвитку нашому регіону — бачити його багатим, економічно розвиненим і архітектурно красивим, щоб ми тут хотіли жити, і щоб тут жили наші діти, внуки та правнуки. І, звісно, бажаю кожному бізнесу ідеального впорядкування їхніх фінансів!